Opiskeluhuoltokertomus

Monialaisen asiantuntijaryhmän työstä tehdään kirjaukset opiskeluhuoltokertomukseen. Ryhmän keskuudestaan valitsema vastuuhenkilö kirjaa opiskeluhuoltokertomukseen sellaiset perustiedot, jotka ovat tarpeellisia opiskelijan asian selvittämiseksi ja hänen tukemisekseen. Myös muut monialaisen asiantuntijaryhmän jäsenet voivat kirjata siihen omissa työtehtävissään saamiaan tietoja, jotka ovat ryhmän yhteisen toiminnan ja opiskelijan tuen kannalta tarpeellisia. Tämä on suotavaakin, jotta kaikilla asiantuntijaryhmän jäsenillä on yhteisen toiminnan ja sen tavoitteen kannalta riittävät tiedot opiskelijan tilanteen kehittymisestä myös ryhmän kokoontumisten välillä.

Opiskeluhuoltokertomukset tallennetaan koulutuksen järjestäjän ylläpitämään opiskeluhuoltorekisteriin. Rekisterinpitäjä vastaa rekisterin tietosuojasta ja tietoturvasta ja nimeää rekisterille vastuuhenkilön. Rekisterille nimetty vastuuhenkilö määrittelee lain mukaan tapauskohtaisesti käyttöoikeudet sanottuun rekisteriin. Edellä esitetyn perusteella on selvää, että saman rekisterinpitäjän ylläpitämään opiskeluhuoltokertomukseen, joka koskee samaa opiskelijaa, on annettava käyttöoikeus kaikille niille monialaisen asiantuntijaryhmän jäsenille, jotka kulloisellakin hetkellä ovat suostumuksen perusteella asiantuntijaryhmän jäseniä.

Opiskeluhuoltorekisteri on tarkoitettu monialaisen asiantuntijaryhmän jäsenten yhteiseen käyttöön opiskelijan asian hoitamiseksi ja opiskelijan tukemiseksi. Siihen tallennetut psykologin ja muiden terveydenhuollon ammattihenkilöiden ilmaisemat tiedot ovat arkaluonteisia potilastietoja ja opiskeluhuollon kuraattorin ilmaisemat tiedot arkaluonteisia sosiaalihuollon asiakastietoja. Niitä koskee arkaluonteisten tietojen käsittelykielto, josta voidaan poiketa vain lailla. Siksi ryhmän jäsenten käyttöoikeudet opiskeluhuoltorekisteriin on määriteltävä ja kohdennettava opiskelijakohtaisesti.